Die weltweite Pandemie hat die Einführung zahlreicher Änderungen in den üblichen Arbeitsabläufen erzwungen, da viele Menschen auf Fernarbeit umgestiegen sind. Selbst nach einem ganzen Jahr mit unzähligen E-Mails, Chats und virtuellen Treffen können Sie immer noch Kommunikationslücken oder neue Tools finden, von denen Ihre Projekte profitieren können.

Knowing how to communicate efficiently in a completely online environment allows you to prevent as many confusions as possible, create long-term business plans, and build the company’s culture together. Below, you will find several essential tips to establish clear and effective communication and smooth workflow while working remotely.

Ein einheitliches Kommunikationssystem schaffen

Beim Wechsel zu einer Fernarbeit Um ein verteiltes Team effektiv zu managen, ist es wichtig, die wichtigsten Kommunikationskanäle und ihre Hauptzwecke zu identifizieren. 

First of all, pick platforms for updating daily tasks (like Trello or Notion), instant messaging (such as chats in Slack or Microsoft Teams), and sharing the company’s milestones. This will allow your remote team to establish smooth communication during working hours and have all the necessary tools at hand.

Zweitens sollten Sie sicherstellen, dass lange Nachrichten mit Anhängen per E-Mail verschickt werden, und für komplexe Gruppendiskussionen Videokonferenzplattformen nutzen. Eine weitere hervorragende Lösung für eine effektive Kommunikation ist die Installation eines gehostete Telefonanlage for secure phone calls within the company, independently from remote workers’ locations.

Die Wahl unterschiedlicher Mittel für verschiedene Arten von Nachrichten hilft, dringende Aufgaben von solchen zu unterscheiden, die warten können. Erstellen Sie eine umfassende Anleitung oder führen Sie Workshops zur Verwendung der verschiedenen Tools durch, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die vorgesehenen Zwecke verstehen. Stellen Sie sicher, dass Sie Richtlinien für einen angemessenen Kommunikationsstil aufstellen und festlegen, wie schnell Ihre Mitarbeiter auf dringende Nachrichten reagieren sollen. Verwenden Sie Werkzeuge zur Überwachung der Arbeit von zu Hause aus um die Arbeit und die Kommunikation wirksam zu überwachen.

Ein solch komplexer Ansatz wird es den Remote-Teams ermöglichen, die meisten Missverständnisse auszuschließen und ihre Produktivität zu steigern.

Genügend Zeit für virtuelle Meetings einplanen

Audio- und Videokonferenzen sind zu einem der lästigsten und am meisten gehassten Elemente der Fernarbeit geworden, aber es wäre ein Fehler, sie völlig zu vernachlässigen.

Einzelgespräche sind nach wie vor eine der effektivsten Methoden, um Ihre externen Teammitglieder und ihren persönlichen Beitrag zum Projekt kennen zu lernen und individuelle Probleme, Schwierigkeiten und Motivationen zu ermitteln. Es ist ein hervorragendes Instrument, um Vertrauen und Beziehungen zu einem Mitarbeiter aufzubauen und Erwartungen für seine persönliche Entwicklung im Unternehmen zu formulieren.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass eine klare Tagesordnung erstellen für die Kommunikation mit großen Gruppen über Telefonkonferenzen und teilen Sie ihn den Teilnehmern vor Beginn der Konferenz mit. Wenn Sie sich an den Plan halten, können Sie sicherstellen, dass die Fernmitarbeiter virtuelles Meeting vorbereitet und erleichtern die fruchtbare Diskussion.

Mikromanagement vermeiden

Die Umstellung auf Fernarbeit erfordert einige Änderungen bei den Leistungskennzahlen der Mitarbeiter. Der natürliche Wunsch, jeden Schritt der Arbeit an einem Projekt zu kontrollieren, wenn man nicht direkt daran teilnehmen kann, ist völlig verständlich. Allerdings, Mikromanagement has much more chances to harm your coworkers’ productivity and motivation, than encourage them.

Anstatt Ihre Kollegen während des Arbeitstages mehrfach zu kontrollieren, sollten Sie den Schwerpunkt vom eigentlichen Arbeitsprozess auf die Ziele verlagern, die Sie ihnen gesetzt haben. So können Sie zeigen, dass Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen. Zeitmanagement der Mitarbeiterund unterstützen ihre Flexibilität.

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter jedoch, proaktiv zu handeln, wenn sie Ihre Hilfe benötigen. So haben sie die Möglichkeit, ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern, sich für ihre arbeitsbezogenen Entscheidungen verantwortlich zu fühlen und Missverständnisse oder verpasste Fristen zu vermeiden.

Effizientes Sammeln von Feedback

Unter konstruktives Feedback von Ihren Mitarbeitern ermöglicht eine klare und offene Kommunikation zwischen Managern, Teamleitern und Teammitgliedern, unabhängig davon, ob sie von zu Hause oder im Büro arbeiten. Online-Umfrageplattformen ermöglichen es, Feedback anonym zu sammeln und Ihre Mitarbeiter um detaillierte Antworten zu bitten, was äußerst hilfreich ist.

Auf diese Weise können Sie sich ein klares Bild vom aktuellen Stand der Kommunikation (und ggf. anderen Aspekten) in Ihrem Unternehmen machen und sogar mehrere Vorschläge zur Verbesserung machen! Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Beispiele für positive und negative Kommunikation zu nennen und zu erläutern, wie sie darüber denken.

Um dieses Feedback effektiv zu nutzen, sollten Sie sicherstellen, dass jedes Beispiel eine Antwort erhält oder berücksichtigt wird, wenn Sie Änderungen an Kommunikationsmitteln, -kanälen oder -stil vornehmen. Die regelmäßige Durchführung von Umfragen ist eine der vorteilhaftesten Möglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation, wenn die meisten Teammitglieder aus der Ferne arbeiten.

Abschluss

Die Arbeit von zu Hause aus erfordert Disziplin und die Einführung neuer Regeln in einen Arbeitsprozess, bringt aber im Gegenteil mehr Flexibilität und Unabhängigkeit für die Gesamtleistung. Um sich jedoch auf die neue Normalität einzustellen und sie sogar zu Ihrem Vorteil zu nutzen, ist es von entscheidender Bedeutung, eine effektive Kommunikation in Ihrem digitalen Arbeitsumfeld aufzubauen.